Checklist para un evento de 10

A la hora de organizar un evento de 10 son muchos los factores a tener en cuenta. Todo organizador desea que el encuentro salga a la perfección. Conseguir llegar al core de los asistentes no es una tarea fácil. Pero si se consigue, el recuerdo será imborrable.

Ideas para conseguir un evento de 10

En este post repasamos una serie de puntos a los que prestar atención. Aunque algunos parezcan evidentes, a todos hay que darles la importancia que se merecen. Con una excelente planificación, el éxito será asegurado.

Revisando el calendario. Es preferible que el evento no coincida con otro o con fechas señaladas de interés general. Hay determinadas circunstancias que pueden ocasionar que no acudan al encuentro todos los asistentes esperados.

Elige el venue adecuado. Saber el número de personas que acudirán es clave para tener en cuenta su comodidad. Si elegimos un espacio poco adecuado, podemos transmitir una mala gestión. Si el venue es muy grande, puede dar sensación de ser un evento con poca afluencia. Y si se trata de un espacio muy pequeño, podría resultar agobiante.

Sobre los invitados. Identifica a tus asistentes desde el minuto uno. Conoce quién es cada uno, su perfil y sus intereses. Sólo así podrás crear un evento  de 10 conforme a lo que necesitan y esperan.

La comida y la bebida. No te limites a un sólo presupuesto. Consigue información de diferentes proveedores. Además hay que tener en cuenta las tendencias actuales de catering y las preferencias de los asistentes. Ya no solo vale con un menú tradicional. Abre las puertas a otro tipo de gastronomía.

Trabajo en equipo. Rodéate de los mejores profesionales y de un equipo multidisciplinar. De este modo, conseguirás apoyo en todas las áreas.

A tener en cuenta…

Planifica un organigrama. Establece una estrategia y asigna los diferentes roles. Resulta esencial registrar quién hace qué y en qué momento. Antes, durante y después del evento todo miembro del equipo tiene que tener sus tareas asignadas.

Selección de los ponentes. Algo fundamental es la elección de los ponentes de tu evento. Pensar en aquellos que puedan ser de interés para los asistentes y dar notoriedad a la convención. Comprueba con antelación la disponibilidad y cierra la agenda lo antes posible para evitar sorpresas.

Busca patrocinio. Crea una lista con las posibles empresas interesadas en particpar en el evento y contacta con ellos para llegar a acuerdos de patrocinio. Esto ayudará a conseguir una inyección extra de presupuesto a cambio de dar visibilidad.

Gestión de las entradas. Elige un precio que se adecúe al evento y posteriormente informa de dónde y cuándo se van a poner a la venta.

Una vez está la idea desarrollada y el proyecto puesto en marcha, toca pensar en otros aspectos relevantes. En este sentido, la creación de una página web puede ser ideal para ir publicando información sobre el evento. A medida que se aproxime la fecha, y con los contenidos del evento ya más trabajados, podemos pensar en otras soluciones como las apps para eventos.

Ofrece una aplicación móvil a tus asistentes para brindar información actualizada en todo momento. Facilita así el networking, la interacción y fomenta la participación con votaciones, foros y preguntas al ponente.

También deberás asegurarte de que el venue dispone de WI-FI y de que todo lo que se vaya a utilizar funcione correctamente. No olvides de hacer ensayos y comprobaciones.